KI & Kreislaufwirtschaft

Entfesseln Sie das volle Potenzial Ihrer Ressourcen mit KI-gesteuerter Effizienz und Nachhaltigkeit

AIFlow und E-Mail Automatisierung

Die Kreislaufwirtschaft & AIFlow – Die digitale Transformation

Kundenanfrage

Sobald eine Kundenanfrage per E-Mail eingeht, wird sie sofort von AIFlow erfasst und in das System eingeleitet.

Intelligente Automatisierung

AIFlow analysiert und kategorisiert eingehende E-Mails automatisch. Dies eliminiert zeitaufwendige manuelle Prozesse und verbessert die Effizienz.

Schnelle Verarbeitung

E-Mails werden umgehend bearbeitet, und relevante Informationen werden extrahiert, um schnelle und präzise Antworten zu gewährleisten, was die Kundenzufriedenheit steigert.

AIFlow als umfassende Lösung

Mit AIFlow werden Ihre Arbeitsabläufe optimiert und die Effizienz gesteigert. Das Ergebnis: schnellere Reaktionszeiten und eine höhere Zufriedenheit Ihrer Kunden durch verbesserte Kommunikation.

Entdecken Sie AIFlow

Steigern Sie Ihre Effizienz mit KI. Weniger Aufwand, mehr Erfolg. Lassen Sie sich in unserer Demo inspirieren.

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Ihre Vorteile durch den Einsatz von AIFlow

Effizienzssteigerung

AIFlow automatisiert die Verarbeitung und Beantwortung von E-Mails, was zu erheblichen Zeitersparnissen führt und Ihnen ermöglicht, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Nahtlose Integration

AIFlow fügt sich mühelos in bestehende Systeme ein, unterstützt die kontinuierliche Optimierung von Arbeitsabläufen und verbessert dadurch die Gesamteffizienz Ihrer Geschäftsprozesse.

DSFA erfolgreich

AIFlow gewährleistet eine datenschutzfreundliche Verarbeitung aller Informationen gemäß den strengen Richtlinien der DSGVO. Dies baut Vertrauen bei Ihren Kunden auf und sichert Ihre Compliance.

Bewältigung des Fachkräftemangels

AIFlow optimiert die E-Mail-Bearbeitung in der Kreislaufwirtschaft, automatisiert zeitaufwendige Prozesse und entlastet Ihre Mitarbeiter. Kundenanfragen werden schneller und effizienter beantwortet, ohne zusätzliche Anforderungen an die Geschäftspartner, was die Kommunikation erleichtert und die Zufriedenheit steigert.

Verbesserte Kundenfreundlichkeit

AIFlow automatisiert die E-Mail-Bearbeitung, entlastet Ihre Mitarbeiter und beantwortet Anfragen schneller. Ohne zusätzliche Anforderungen an Geschäftspartner erleichtert es die Kommunikation und steigert die Zufriedenheit.

Schnellere Reaktionszeiten

AIFlow ermöglicht eine sofortige Bearbeitung eingehender E-Mails, wodurch die Antwortzeiten drastisch verkürzt werden. Dies verbessert die Servicequalität und stärkt die Kundenbeziehungen durch schnellere, zuverlässige Kommunikation.

FAQ AIFlow

Azure OpenAI Services ist eine Plattform von Microsoft, die Entwicklern Zugang zu fortschrittlichen KI-Modellen und -Diensten bietet, einschließlich derjenigen, die in Zusammenarbeit mit OpenAI entwickelt wurden. Diese Dienste ermöglichen die Erstellung leistungsstarker KI-Anwendungen, die von Sprachverständnis und Textgenerierung bis hin zu semantischen Suchfunktionen reichen. Azure OpenAI Services integriert diese KI-Funktionen nahtlos in die Cloud-Infrastruktur von Azure, sodass Entwickler von der Skalierbarkeit, Sicherheit und den Compliance-Standards von Azure profitieren können. Im Hinblick auf AIFlow würden diese Dienste verwendet, um E-Mails intelligent zu analysieren, relevante Informationen zu extrahieren und automatisierte Aktionen basierend auf diesen Daten auszuführen, wodurch Geschäftsprozesse effizienter und effektiver werden.

AIFlow integriert sich in Geschäftsprozesse, indem es E-Mails mittels eines konfigurierten Endpunkts in Business Central analysiert. Es extrahiert Schlüsselinformationen wie den Namen des Geschäftspartners und Standortdaten aus der Kommunikation und gleicht diese mit bestehenden Datensätzen ab. Spezifische Anfragen, wie die Auswahl bestimmter Ressourcen, werden durch die Übermittlung von Details aus der E-Mail an Azure OpenAI präzise bearbeitet. Dieser Prozess passt sich den individuellen Einstellungen des Kunden an, um die Datenverarbeitung und Kundeninteraktion zu optimieren.

FAQ Datenschutzfolgenabschätzung

Der erfolgreiche Abschluss der Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) für AIFlow unterstreicht unser starkes Engagement für den Schutz der Daten und die Privatsphäre unserer Nutzer.

Dieser Prozess zeigt, dass wir alle potenziellen Datenschutzrisiken, die durch die Nutzung des Produkts entstehen könnten, gründlich analysiert und bewertet haben. Durch die DSFA haben wir effektive Maßnahmen implementiert, um diese Risiken zu minimieren und die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dies verdeutlicht unser Bestreben, nicht nur gesetzliche Vorgaben einzuhalten, sondern auch proaktiv die bestmöglichen Datenschutzpraktiken anzuwenden.

Der Abschluss der DSFA ist ein Zeichen unserer Verantwortung und unseres Engagements, das Vertrauen unserer Kunden und Partner kontinuierlich zu stärken.

Eine Datenschutzfolgenabschätzung, ist ein Prozess, der dazu dient, die Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren.

Dies ist besonders wichtig, wenn neue Technologien eingesetzt werden oder wenn eine Verarbeitungstätigkeit voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellt.

Man könnte also sagen, dass die DSFA der Vorsorge gilt – bevor es überhaupt zu einer Datenschutzverletzung oder einem Datenschutzverstoß kommen kann, soll das Risiko für eine solche so umfassend wie möglich minimiert werden.

Wann eine Datenschutzfolgenabschätzung vorgenommen werden muss, regelt Artikel 35 Abs. 1 DSGVO:

„Hat eine Form der Verarbeitung, insbesondere bei Verwendung neuer Technologien, aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge, so führt der Verantwortliche vorab eine Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten durch.“

Das bedeutet, dass eine DSFA notwendig ist, wenn eine Art der Datenverarbeitung – besonders bei Nutzung neuer Technologien – wahrscheinlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der Menschen darstellt.

Neben den Regelbeispielen (Art. 35 Abs. 3 DSGVO) bei deren Vorliegen eine Datenschutzfolgenabschätzung vorzunehmen ist, veröffentlichen die Aufsichtsbehörden Listen derjenigen Verarbeitungsvorgänge, für die eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist (Art. 35 Abs. 4 DSGVO). Deshalb hat die Datenschutzkonferenz eine Positivliste herausgegeben, auf welcher DSFA-pflichtige Verarbeitungstätigkeiten verzeichnet sind.

Darüber hinaus gibt es die vom Europäischen Datenschutzausschuss bestätigten „Leitlinien zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und Beantwortung der Frage, ob eine Verarbeitung im Sinne der Verordnung 2016/679 „wahrscheinlich ein hohes Risiko mit sich bringt““ (kurz auch WP 248 genannt), in der Kriterien definiert sind, welche eine DSFA erfordern können – liegen zwei oder mehr dieser Kriterien vor, ist in der Regel eine DSFA vorzunehmen.

Unser Produkt „AIFlow“ erfüllt zwei spezifische Kriterien, die in den „Leitlinien zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und zur Beurteilung des Risikos einer Verarbeitung gemäß der Verordnung 2016/679 (DSGVO)“ des Europäischen Datenschutzausschusses festgelegt sind. Konkret entspricht „AIFlow“ den Kriterien „Datenverarbeitung im großen Umfang“ sowie der „Innovativen Nutzung oder Anwendung neuer technologischer oder organisatorischer Lösungen“.

Gemäß diesen Richtlinien ist eine DSFA erforderlich, wenn mindestens zwei der festgelegten Kriterien erfüllt sind. Aufgrund dieser Tatsache ist es notwendig, dass für den Einsatz unseres Produkts „AIFlow“ eine umfassende Datenschutzfolgenabschätzung durch den Verantwortlichen vorgenommen wird.

Da Sie für die Nutzung unseres Produktes „AIFlow“ für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortlicher und die tegos GmbH Auftragsverarbeiter für Sie ist, obliegt Ihnen die Durchführung der DSFA, wobei die tegos GmbH Sie mit diesem FAQ  und bei dem gesamten Prozess unterstützt.

Der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche ist für die Durchführung der DSFA zuständig. Dabei muss er den Rat des Datenschutzbeauftragten des Unternehmens einholen (Art. 35 Abs. 2 DSGVO).

Sollten in die Verarbeitung Auftragsverarbeiter eingebunden sein, so müssen diese den Verantwortlichen bei der Durchführung der DSFA unterstützen (Art. 28 Abs. 3 lit. f) DSGVO).

Artikel 35 Abs. 2 DSGVO legt die Mindestanforderungen an den Inhalt einer DSFA fest, die DSFA muss demnach enthalten:

  • eine systematische und umfassende Bewertung der persönlichen Aspekte natürlicher Personen, welche in der geplanten Verarbeitung betroffen sind
  • eine Bewertung der Notwendigkeit sowie der Verhältnismäßigkeit dieser Vorgänge
  • eine Bewertung der Risiken in Bezug auf die Rechte und Freiheiten der Betroffenen
  • die Abhilfemaßnahmen, die zur Bewältigung der oben genannten Risiken getroffen werden

Der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche und Auftragsverarbeiter müssen gem. Art. 37 Abs. 1 DSGVO einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn:

  • die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird,
  • die Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen, oder
  • die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten) oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO besteht

Ergänzend muss gem. § 38 Abs. 1 BDSG ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, wenn:

  • im Unternehmen in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind,
  • Verarbeitungen personenbezogener Daten vorgenommen werden, die einer Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen, oder
  • personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung, Verarbeitet werden

Nutzt Ihr Unternehmen also unser Produkt AIFlow, müssen Sie – aufgrund der Pflicht zur Vornahme einer Datenschutzfolgenabschätzung – einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Die auf dieser Seite als Beispiel zur Verfügung gestellte DSFA haben wir für unser Unternehmen und damit unsere spezifischen Gegebenheiten vorgenommen. Wenn Sie eine DSFA für Ihr Unternehmen durchführen, kann es sein, dass Sie aufgrund anderer Gegebenheiten zu einer anderen Bewertung kommen. Auch können Ihre Gegenmaßnahmen verschieden ausfallen. Untenstehend finden Sie zu der durch uns vorgenommenen DSFA Anmerkungen, welche Umstände ggf. zu anderen Bewertungen führen können.

Wir weisen Sie nochmals daraufhin, dass unsere DSFA lediglich zur Orientierung dient und Sie eine eigene DSFA durchführen müssen.

Blatt „Schadensszenarien (4)“

  • Zeile 30, Identitätsdiebstahl oder -betrug:

Sollte Ihr Unternehmen im B2C-Bereich tätig sein und Endverbraucher zu seinen Kunden zählen, könnte das Risiko für Identitätsdiebstahl oder -betrug höher zu bewerten sein.

  • Zeile 37, Finanzielle Verluste:

Sollten in den durch die KI gescannten E-Mails Zahlungsinformationen der Kunden enthalten sein, können diese im Falle eines Cyberangriffs auf die KI missbräuchlich genutzt werden. Bei der Bewertung ist zu beachten, dass es jedoch wahrscheinlicher ist, dass das E-Mailsystem statt der KI gehackt wird. Auch ist das Risiko nur im B2C-Bereich oder bei Einzelkaufleuten (e.K.) anzunehmen, da nur in diesen Fällen Zahlungsdaten als personenbezogene Daten gelten.

Blatt „Abhilfemaßnahmen (5 b)“

  • Zeile 20, Verlust der Kontrolle über personenbezogene Daten:

Wenn nicht nur E-Mails mit Auftragsdaten, sondern auch weitere E-Mails mit personenbezogenen Daten im gleichen Postfach verarbeitet werden, so muss das Risiko ggf. größer bewertet werden.

  • Zeile 22, Identitätsdiebstahl/Betrug:

Bei einem größeren Umfang an durch die KI verarbeiteten personenbezogenen Daten und im B2C-Bereich kann das Risiko ggf. größer zu bewerten sein.

  • Zeile 23, Finanzielle Verluste:

Ein Risiko besteht, wenn Zahlungs- und Bankinformationen in den durch KI verarbeiteten Mails enthalten sind.

  • Zeile 25, Bloßstellung:

Sind Ihre Kunden Endverbraucher, könnte unter bestimmten Umständen (z.B. wenn eine Entsorgung im großen Umfang angefordert wird) bei Bekanntwerden dieses Bedarfs gegenüber unbefugten Dritten ein Risiko der Bloßstellung bestehen. Es könnte ein zwanghaftes Horten des Betroffenen angenommen werden, was zu gesellschaftlicher Stigmatisierung führen kann.

 

Die tegos GmbH nimmt den Schutz der personenbezogenen Daten Ihrer Kunden ernst. Um diesen – auch bei der Verwendung von AIFlow – zu gewährleisten, haben wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, unter anderem:

  • Konzept „Umgang mit Betroffenenrechten“
  • Verpflichtung im AVV den Verantwortlichen u.a. bei der Beantwortung von Betroffenenrechten zu unterstützen
  • Security RL (v.a. bezüglich der KI)
  • Berechtigungskonzept nach dem Need-to-know-Prinzip

Informationen von Microsoft für Azure OpenAI finden Sie hier: Data, privacy, and security for Azure OpenAI Service – Azure AI services | Microsoft Learn

Alle Angaben und Informationen auf dieser Seite – insbesondere die durch uns vorgenommene Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) – dienen ausschließlich der Veranschaulichung und sind nur zur Unterstützung bei der Durchführung einer eigenen DSFA gedacht.
Die von uns vorgenommene und hier zur Verfügung gestellte DSFA dient lediglich als Orientierung und entbindet Sie nicht davon, als Verantwortlicher eine eigene DSFA vorzunehmen.

Gemäß Artikel 35 Abs. 1 DSGVO muss der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche eine DSFA vornehmen, wenn die Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Auftragnehmer (hier die tegos GmbH) müssen den Verantwortlichen bei der Durchführung mit Informationen unterstützen (Artikel 28 Abs. 3 lit. f) DSGVO) – dieser Pflicht kommen wir auch mit diesem FAQ nach.

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